「七加減二」，以及「會議記錄」

前陣子在仰山學堂《象牙塔之外：日常哲學》妖西的場次聽到了「神奇的數字：七加減二」的事，他推論出一場理想的會議應該由五到九人組成，才能讓會議每個參與者都掌握到所有人的意見（立場）。當然，五人以下應該最恰當，因為這至少可以確定只要大家都是一般人，都能完整將意見納入記憶裡。不過，它仍然是短期記憶，所以妖西有另外兩個建議：「開會時間不應該太長，要有與會者自己整理歸納的時間」、「一定要作詳細的會議記錄」。

我想到烏鴉邦目前紀錄都傾向「結論記錄」，也就是只記錄討論的共識結果是什麼；有時候我們可能會需要用到討論過程中的意見，但我們似乎沒有能力把記錄寫成逐字稿，對此我想到兩個方法：

‧其實仰山學堂白鹿那堂課（哲學大逃殺）並非以逐字稿方式來寫，他是在課堂上一邊用投影機，一邊理解發言者的意見，然後用自己的理解把意見簡化、明確地打出來，並追問發言者的意思是否與打出來的文字相同。這種記錄方式可以簡潔很多，而且不致失真，只是這必須依賴場地、紀錄員的能力（一邊聽一邊寫，以及意見轉換的技術）。

‧我們也許不需要每個人在會議後都把完整記錄看完並吸收，我們只需要每個人都能掌握會議結論即可，所以我們還是寫「結論記錄」；但對於需要會議中意見的人，我們可以用錄音讓需要者自己「爬文（爬音？）」，所以我們同時也在每一場會議錄音。至於錄音檔案過大，沒有網路可以放這麼多的錄音量，也有兩個方法：「找一個不大的空間放檔案」，每一次會議結束就把檔案放上去，並要求所有人下載，然後下一次會議再把舊的檔案砍掉放新的，以及「燒成光碟或丟到隨身碟」，大概每三到五次發一次錄音檔，若有成員有隨身碟的，也可以於每次會議結束前請錄音者直接把本次會議錄音檔案先放進筆電（一定會有人帶筆電），然後丟進隨身碟。

我覺得評估起來，上面這兩種方法我們烏鴉邦比較能做第二種，而且這種工作也比較不會增加負擔；我們一邊寫結論記錄，並於會議中同時錄音，然後將錄音檔放上網路給大家下載（強制要求大家都要抓，因為檔案會更新取代），尤其是未參加會議的人，應該要聽聽開會過程的狀況，而非只看結論記錄，這也算是對所有成員公開會議狀況，而非老是不清楚核心幹部在幹嘛（雖然每位成員都可以參加會議參與決策）。

網路上的免費空間其實不算少，有些甚至不需要分割檔案就能丟上去；不過，理想上還是用類似學校提供的空間，或者hinet用戶的空間來放比較好。

最後，附上「神奇數字七加減二」的簡介：

你一次可以理解的觀點數量有限，例如你決定離開你溫暖、舒適的客廳去買一份報紙。「我想出去買份報紙，」你對你的妻子說：「有什麼東西要我幫你帶回來的？」 「啊，看了那些電視廣告後，我好想吃葡萄，」在你走向櫃子拿外套時，她說：「還有，或許你應該再買些牛奶。」你從櫃子取出外套，而她則走進廚房。 「讓我看一下櫥櫃，是否還有足夠的馬鈴薯，還有，對了，我知道了，我們沒有雞蛋了。我看看，沒錯，我們的確需要馬鈴薯。」你穿上外套並走向門。 「紅蘿蔔，或許再買些柳橙。」 你打開門。 「奶油。」 你走下樓梯。 「蘋果。」你坐進車裡。 「還有酸奶油。」「都有了嗎？」 「沒錯，親愛的，謝謝你。」現在，如果沒有重讀這段話，你還記得你的妻子要你買哪九項物品嗎？多數的男人回家只帶了報紙與葡萄。

主要的問題是，你碰到了神奇數字七。這是心理學家米勒（George A. Miller）在他的論文《神奇數字七加減二》（The Magical Number Seven, Plus or Minus Two）裡創造的一個名詞。他指出，大腦的短期記憶裡無法一次容納約七個以上的項目。有的人腦可以容納多達九項，但也有人只能容納五項（我個人是五項）。容易記住的數目是三項，但最容易的數目當然是一項。這意味著，當大腦看到同時出現的項目增加到四或五項以上時，就會開始對它們進行邏輯分類，以便於記憶。在這個例子中，大腦或許會按照你必須造訪的超級市場的區域，為這些需要購買的物品進行歸類。（節錄自／思考、寫作、解決問題的邏輯方法）